Давайте я попробую сказать, пока тоже в форме набросков. Чистое IMHO.

1. "Инструкция" звучит не очень хорошо - есть в этом какая-то ненужная строгость и обязаловка. Предлагаю заменить на "Советы".

2. Начать IMHO лучше с совета прочесть основную информацию о CITO (и сослаться на cito.geocaching.su).

3. Дальше трезво оценить геокешерские ресурсы. Сколько людей в принципе примет участие в CITO, если его объявить. В зависимости от этого все остальное. Пять человек - одни задачи, пятнадцать человек - совсем другие. Если CITO одним днем, и на него приедет несколько человек, зачем им заморачиваться с грузовиком для мусора и местной администрацией? Такая маленькая компания вполне может найти себе работу без этих трудностей.

4. Я готов поспорить насчет того, что делать сначала: предлагать CITO геокешерам или найти для него место. С одной стороны, да, Вы правы: всегда лучше говорить с людьми, имея на руках что-то конкретное. С другой стороны, Вы не можете быть уверены в количестве участников CITO, и тогда выбор места - "на авось", да и вообще может оказаться, что вы озадачите серьезных людей своей информацией (и обнадежите их), а интерес к СITO проявит всего пара человек. Думаю, лучше сначала заручиться поддержкой конкретных игроков, а потом вместе подбирать варианты.

5. Мне также понравилась идея приглашать геокешеров из соседних регионов.

6. К приглашению по e-mail можно добавить объяснение, зачем это нужно (почему форума недостаточно). Иные геокешеры не читают форум (или читают, но пропустят объявление о CITO). У нас такое было ("я не знал о СITO, если бы знал, обязательно бы приехал").

7. Приветствуются и не-геокешеры, т.е. пусть зовут своих друзей, если тем интересно.

8. Думаю, при выборе места хорошо, если это место будет "геокешерское". Не абы какая обочина или полянка, а что-то действительно примечательное. СITO - это ведь не просто встретиться-выпить-закусить, это часть геокешинга, а геокешинг - способ обмена знаниями об интересных местах. На "Журавлиной Родине", к примеру, это было действительно здОрово: не только сделать что-то полезное, но и узнать больше о заказнике, его обитателях и сотрудниках.

9. Насчет ночевки: большинство CITO проводятся весной, еще довольно холодно. Нужно предусмотреть это. Либо одним днем, либо иметь какие-то варианты, либо сдвигать на более теплое время. А то может получиться, что кого-то отпугнет одна необходимость ночевать в лесу. У Вас это написано, м.б. прописать более четко.

10. Для обращения к местной администрации IMHO полезно сделать отдельную памятку. Не письменную "рыбу", как предлагает Стереометрия, а наброски-тезисы, о чем говорить. IMHO лучше звонить, чем создавать корреспонденцию. Лично или по телефону можно сразу ответить на возникающие вопросы недоуменной администрации, дело будет двигаться быстрее.

11. СITO вообще лучше готовить заранее. Дело не в Москве и регионах, а в том, что при заранее известной дате люди могут скорректировать свои планы. За 2-3 недели для некоторых это уже нереально, а за два месяца - может быть. Потом, чем больше времени на подготовку, тем меньше неожиданностей и больше возможностей. Например (я уже где-то это предлагал), москвичи могли бы следующей весной наделать побольше CITO-сувенирки и организовать ее передачу в регионы; но если о том, что в регионе состоится CITO, станет известно за две недели, передать сувенирку может оказаться трудно.

12. В "письме другу", мне кажется, стоит написать не просто "хочу сделать CITO, если тебе интересно...", а, во-первых, сказать в двух словах, что такое CITO (может, человек не знает), и дать ссылку на cito.geocaching.su; во-вторых, пригласить его лично. По-моему, личное приглашение получить приятнее, чем ссылку "для общего развития".

13. Число участников я бы не ограничивал снизу 10 людьми. Посмотрите на микро-СITO, отчет RIO (Крым) 2008 года; сдается мне, там не набралось десяти человек, а как здОрово у них все получилось. Даже втроем можно сделать скромное, но полезное дело. Суть ведь не в количестве людей.

14. Опрос на форуме "кто чем может помочь". IMHO, нужно сходу конкретизировать объем требуемой помощи. Столько-то мешков, столько-то перчаток, и т.д. Получается понятнее и быстрее. "Нужна одна бензопила" (а не "чем бы попилить дрова").

15. Уже с самого начала лучше посоветовать связаться с нами, можно прямо со мной, для всякой информационной поддержки. Тогда объява о СITO в регионе появится на странице СITO. Можно прицепить ветку вверху форума. И вообще, если будут какие-то вопросы, "бывалые" CITOшники помогут.

16. Если есть ресурсы, лучше иметь толковую страничку о предстоящей акции. Это важно сразу по нескольким причинам. Во-первых, в форуме постинг (например) о времени сбора может затеряться среди других, людям будет некомфортно его искать. Во-вторых, есть очень полезная инфа, которая не считается само собой очевидной. К примеру, как добираться общественным транспортом. Это традиционная ошибка геокешеров-автомобилистов: они считают, что все, как они, приедут на встречу на машинах, а у кого машины нет, как-нибудь к кому-нибудь напросится. "Напрашиваться" могут/любят не все. В-третьих, бывают люди, которые ни разу не пикнут на форуме, не прочтут все ветки, но приедут на СITO, пользуясь информацией на странице. В общем, это полезно, а если нет владения HTML, я помогу. И списочек - что отразить на странице:
- дату СITO,
- район (место),
- что предстоит сделать,
- как добираться машиной и своим ходом,
- время сбора и предполагаемое время завершения,
- возможности ночевки,
+ что-то специфическое, если есть (например, "планируем поискать вместе такие-то тайники" или "там-то классное место для рыбалки").

17. Насчет прессы - там у Вас есть неосторожность, Вы пишете "а не получилось". Такая возможность должна в принципе исключаться. Должно получиться. Организатор СITO должен поставить это задачей с самого начала: раз приехали - значит, речь идет только об успехе. Пусть даже очень скромном.

18. В совете про прессу можно дать ссылку на публикацию из вашей региональной газеты (как пример).

19. Вы на CITO не использовали рации? А это очень здорово, позволяет экономить время.

20. Разведку местности лучше провести не за пару дней, а еще на этапе выбора места. Тогда будут понятны такие вопросы, как, например, потребность в дровах, наличие мест для стоянок и т.д. Бывает, что на словах расписывают одно, а приезжаешь на место - там все несколько неожиданно.

21. Что-то я сомневаюсь, что в стоковой автомобильной аптечке наличествуют имодиум и пенталгин. Я бы оставил автомобильную аптечку для техосмотров, а для первой помощи собрал бы нормальную. Ваши рекомендации по составу хорошие. Подумаю, что еще можно добавить, но на первый взгляд все ОК.

22. Про мешки - нужно сказать, какое количество может понадобиться. Для работы одним днем с девяти до двух на сильно замусоренном участке неплохо иметь 7-10 мешков на человека, а лучше дюжину - с запасом.

23. "Закупить бейджев и распечатать заготовки для них" (ссылку на страницу с бейджем).

24. Деньги. Важный вопрос. Нужно написать, на что могут потребоваться деньги и сколько. Что самая главная расходная статья - вывоз мусора. И тут лучше действительно договориться с местной администрацией. Остальное - совсем немного: для работы мешки и перчатки (перчатки можно поручить каждому взять свои), для развлечения - сувенирка. Посчитать заранее. Сумму - не фиксированно, а минимальную. Пусть люди сдают больше, если хотят. Бывают незапланированные расходы. Будет чуть больше денег - пойдет на следующее СITO или что-нибудь еще придумаете.

25. Насчет скоречников: у вас дети реально их мастерили? У нас нет. IMHO строительство скворечника (если оно не во время отдыха, а во время CITO) отвлечет от основной работы не только ребенка, но и взрослого. Нужно же за ним присматривать. И так вы "потеряете" двух участников, которые будут возиться отдельно от всех остальных со скворечником. IMHO пусть дети собирают мусор, как и взрослые. С этой задачей они, как показала практика, отлично справляются. И будут под присмотром.

26. Фото не только на фоне мусорных мешков; очень хорошо смотрятся фото с результатом работы, где видно чистое место. А особенно классно - фото "до" и фото "после".

27. Кстати, а как вы делали плакат? Мы не делали, поэтому особенно интересно.

28. "Выяснить, где находится ближайшая свалка или мусорный контейнер" - это нужно сделать на одном из первых этапов, конкретно - во время разведки места. Вообще, вопрос вывоза мусора - один из самых важных, его надо на 100% решать ДО.

29. После возвращения не забыть поблагодарить всех участников на форуме. Это очень приятно. А во время встречи, кстати, поблагодарить и лично.

30. Попросить всех скинуть фотографии. Сделать небольшой рассказ и вместе с отобранными фотографиями отправить мне.