Мы всегда пишем в администрацию, как частные лица.
Т.к. никакой организации не существует.

Пишем с кнопки с сайта администрации. Оно у них официально регистрируется и они обязаны ответить.
Письмо пишем в произвольной форме, называемся Сообщество геокешеров, даём ссылки на предыдущие отчёты, "прикрываемся" работой с заказниками - Журка, Зубровый, Лосиный остров - это очень хорошо работает.

С номером исходящего никогда не просили... Да и откуда ему взяться!?!?

Это же просто частная гражданская просьба.

А присылали в ответ своё, вот это, например, в этом году получено:
https://drive.google.com/open?id=0B-lI9kaJEcAxSW84ZDJzdDdzZ0tMSVJzeVZheS1kVEl2NVJF

Аналогичные были от других районов(Луховицы, Щелково, в Шатуре - там Теркин напрямую действовал от администрации), от Заказников не было ничего, только типа благодарности потом.