Раз нет никакой реакции и конкретики от руководства
то можно предположить, что общая встреча не намечается. Сборы-празднование, видимо, переносятся на региональный уровень. Крымчане уже заявили об этом. Питерцы собираются большой группой на 2 дня чуть раньше (но, наверное, это тоже в рамках ДР геокэшинга).
Если так, то надо определиться и московскому сообществу. Лучше бы, конечно, на 2 дня где-нибудь в пансионате, базе отдыха и т.п. Но если это будет на региональном уровне, то устраивать не в Ярославской области (далековато!) и, конечно, заранее, о чем говорят и ТС.
Если это не получается или желаюших совсем немного, то тогда, да, можно встретиться и в кафе или в парке. Согласитесь, это лучше, чем совсем ничего.